tietosuoja
Tämä tietosuojaseloste koskee:
- Trivselin asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat.
- Trivselin henkilöstö sekä työnhakijat.
Arvostamme yksityisyyttäsi
Trivsel käsittelee asiakkaisiinsa, mukaan lukien potentiaaliset asiakkaat, sekä henkilöstöönsä ja työnhakijoihin liittyvää henkilötietoa tämän tietosuojaselosteen ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
Rekisterinpitäjä
Rekisterinpitäjänä suhteessa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuun henkilötietojen käsittelyyn on “Trivsel Tjänster – Palvelut” (jäljempänä myös “Trivsel” tai “me”):
SJT Trade Ab (Trivsel)
Y-tunnus: 2099873-6
Kauppiaankatu 16
68600 Pietarsaari
www.trivsel.fi
Tietosuoja-asioita meillä hoitaa TJ Tomas Mäenpää (s-posti: tomas.maenpaa@trivsel.fi, puh:050 347 2864) sekä asiakas- ja markkinointirekisteriin liittyvissä asioissa että henkilöstöasioissa.
Mitä tarkoituksia varten Trivsel kerää henkilötietoja ja millä perustein?
Keräämme, tallennamme ja käsittelemme asiakkaita ja henkilöstöä koskevia henkilötietoja ennalta määriteltyihin tarkoituksiin. Varmistamme aina, että meillä on vähintään yksi lainmukainen käsittelyperuste olemassa henkilötietojen tallentamiselle ja käsittelemiselle. Pääasiallisia henkilötietojen käyttötarkoituksia ja käsittelyperusteita ovat:
- Markkinointi ja asiakasviestintä. Toteutamme digitaalista markkinointia sekä kohdennettuja markkinointisisältöjä ja sosiaalisen median mainontaa potentiaalisille ja nykyisille asiakkaille. Markkinointi saattaa perustua automaattisen päätöksentekoon ja muodostettuihin asiakasprofiileihin sosiaalisen median mainoskampanoissa, hakukonemarkkinoinnissa ja verkkosivustomme sisällöissä. Näiden osalta lainmukainen henkilötietojen käsittelyperuste on pääasiassa oikeutettu etumme. Henkilöllä on kuitenkin milloin tahansa oikeus kieltää häneen kohdistuva suoramarkkinointi. On myös mahdollista, että suoramarkkinointi perustuu joltain osin suostumukseen (esim. uutiskirjeiden tilaaminen).
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen. Saatamme käsitellä henkilötietoja myös oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseksi (mm. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki).
- Henkilöstöhallinnolliset tehtävät. Henkilöstöön liittyviä henkilötietoja kerätään ja käsitellään pääasiassa henkilöstöhallinnollisiin tarkoituksiin, kuten työsopimusvelvoitteiden täyttämiseen, ajankäytön seuraamiseen, palkanmaksuun, verotukseen ja muihin työsuhteesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseen. Näiden osalta henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on sopimuksen täyttäminen, työsuhteeseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, toisinaan myös työntekijän antama suostumus.
- Rekrytointi ja työnhakijat. Rekrytoinneissa käsittelemme pääasiassa työnhakijalta itseltään saatuja henkilötietoja.
Mitä henkilötietoja Trivsel kerää? Mistä lähteistä tietoa saadaan?
Keräämme ja käsittelemme pääasiassa vain asiakkaisiimme, henkilöstöömme ja työnhakijoihin liittyviä henkilötietoja.
Asiakkaat ja potentiaaliset asiakkaat
Keräämme tietoa verkkosivustomme käyttöön liittyen Google Analytics ja Facebook Pixelin avulla.
Henkilöstö
Henkilöstöön liittyen saamme henkilötietoja pääasiassa henkilöltä itseltään ja suostumuksella muista lähteistä. Saatamme myös käsitellä henkilöstön osalta tietoja, jotka muutoin syntyvät työsuhteen aikana. Keräämme ja käsittelemme henkilöstöön liittyen pääasiassa seuraavia tietoja:
- Nimi
- Verotuksen pidättämistä varten tarvittavat tiedot
- Henkilötunnus
- Palkka ja palkanmaksuun tarvittavat tiedot
- Työajan käyttö ja seuranta
- Yhteystiedot
- Sairauspoissaolotiedot
- Työsopimus
Työnhakijat
Työnhakijoihin liittyen saamme henkilötietoja työnhakijöiden osalta työnhakijoilta itseltään ja suostumuksellaan muista lähteistä (kuten suosittelijat sekä mahdolliset henkilö- ja soveltuvuustestit).
Työnhakijoiden osalta saatamme käsitellä erityisesti seuraavia henkilötietoja:
- Nimi ja perusyhteystiedot
- Koulutus, kokemus, osaaminen ja työhistoria
- Hakemus ja ansioluettelo
- Suosittelijat ja referenssit (suostumuksella)
Ketkä käsittelevät meillä henkilötietoja ja luovutetaanko niitä muille?
Henkilötietoja käsittelee pääsääntöisesti Trivselin henkilöstöön kuuluvat henkilöt tehtäviään suorittaessaan.
Saatamme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä ja moni henkilötietojen tallennukseen ja käsittelyyn käytettävä järjestelmä on pilvipohjainen palvelu. Suurin osa tallennettavista ja käsiteltävistä tiedoista on sähköisessä muodossa. Käytämme henkilötietojen käsittelyn alihankkijoita ja palveluntarjoajia erityisesti seuraavissa asioissa: tietojen pilvitallennus, markkinoinnin automaatio, taloushallinto ja palkanlaskenta, kotisivujen ylläpito ja kävijöiden seuranta, ja verkkopalvelujen analytiikka.
Huolehdimme alihankkijoita ja palveluntarjoajia käytettäessä siitä, että henkilötietojen luottamuksellisuus säilyy ja tietoja käsitellään myös muutoin lainmukaisesti ja vain meidän hyväksemme.
Muutoin saatamme luovuttaa tietoja myös lain, tuomioistuimen tai toimivaltaisen viranomaisen sitä edellyttäessä. Saatamme myös luovuttaa tietojasi, mikäli olisimme osallisena yritys- tai liiketoimintakaupassa.
Siirtääkö Trivsel henkilötietoja EU:n ulkopuolelle?
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta EU:n ulkopuolelle, mutta koska tietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti sähköisessä muodossa ja erityisesti pilvipohjaisissa palveluissa, saattavat jotkut palveluntarjoajistamme sijaita EU:n ulkopuolisissa maissa. Tällaisia ovat palveluntarjoajistamme muun muassa Google. Tässä tapauksessa varmistamme, että tietojensiirto tapahtuu lain edellyttämiä riittäviä suojakeinoja hyödyntäen.
Kauanko Trivsel säilyttää henkilötietoja?
Emme säilytä henkilötietojasi pidempään kuin on tarpeellista tietojen käyttötarkoitukselle tai kuin sopimus tai laki vaatii. Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta, lainmukaisesta käsittelyperusteesta ja tilanteesta riippuen. Henkilötiedot voidaan myös poistaa siinä tilanteessa, kun henkilö peruuttaa suostumuksensa tai pyytää tietojensa poistoa (eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta), sopimussuhde päättyy taikka kun tieto on vanhentunutta taikka virheellistä. Tiedon säilytysaikoja voi ohjata myös lainsäädäntö (esim. kirjanpito, verotus, työsopimuslaki) sekä oikeudellisten vaateiden esittämiseen liittyvien määräaikojen kuluminen (esim. kanneajat). Pyrimme myös päivittämään ja poistamaan turhia, vääriä tai vanhentuneita tietoja vuosittain.
Miten Trivsel säilyttää ja suojaa henkilötietoja?
Henkilötietoja säilytetään lähes ainoastaan sähköisessä muodossa ja tiedot on suojattu alan yleisten standardien mukaisesti. Valitsemme tietojen tallennukseen ja käsittelyyn hyvämaineisia palveluntarjoajia. Käsittelemme tietoja luottamuksellisina emmekä luovuta niitä yleisesti emmekä myy tai vuokraa tietoja markkinointitarkoituksiin. Toimitilamme ovat myös hyvin suojatut ja lukitut.
Onko tietojen antaminen pakollista? Mitä seuraa, jos et anna tietojasi?
Suuri osa henkilötietojen antamisesta on vapaaehtoista. Tämä koskee erityisesti työnhakijoita koskevaa henkilötietoa. Työsuhteessa tarvitsemme myös henkilötietoja siltä osin, että voimme täyttää työsopimusten täyttämiseen ja lakiin liittyvät velvoitteemme.
Käytetäänkö Trivselin verkkosivustolla evästeitä ja mitä ne ovat?
Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta voisimme tarjota parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen sivuston kävijälle. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat meille tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Saatamme hyödyntää evästeitä palveluidemme ja verkkosivustomme kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi, sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi. Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useimmat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
Mitä oikeuksia ja vaikutusmahdollisuuksia sinulla on henkilötietojesi suhteen?
- Suostumuksen peruuttaminen
Mikäli käsittelemme tietojasi suostumuksesi perusteella, voit milloin tahansa peruuttaa suostumuksen ilmoittamalla siitä meille, esimerkiksi lähettämällä sähköpostia. - Pääsy tietoihin ja tarkastuspyyntöjen esittäminen
Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Lisäksi sinulla on oikeus saada täydentäviä tietoja henkilötietojesi käsittelyn perusteista. - Oikeus saada virheet korjatuksi
Sinulla on oikeus pyytää, että korjaamme sinua koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot. - Oikeus kieltää suoramarkkinointi
Vaikka emme käsittelisi henkilötietojasi suoramarkkinointitarkoituksiin suostumuksen perusteella, voit milloin tahansa kieltää suoramarkkinoinnin lähettämällä meille sähköpostia. - Oikeus vastustaa käsittelyä
Mikäli käsittelemme henkilötietojasi yleisen edun taikka oikeutetun etumme perusteella, sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi sinun oikeutesi taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Huomaathan, että tässä tilanteessa emme todennäköisesti pysty palvelemaan enää sinua. - Oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vaatia, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. - Oikeus saada tiedot siirretyksi
Mikäli olemme käsitelleet tietojasi suostumuksesi perusteella tai sopimuksen täyttämiseksi, sinulla on oikeus saada meille sähköisesti toimittamasi tiedot yleisesti käytetyssä muodossa, jotta tiedot voitaisiin siirtää toiselle palveluntarjoajalle.
Miten voit toteuttaa oikeutesi?
Voit toteuttaa edellä kuvatut oikeutesi ottamalla meihin yhteyttä esimerkiksi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen tomas.maenpaa@trivsel.fi tai ottamalla muutoin yhteyttä yritykseemme alla olevia yhteystietoja hyödyntäen. Pyydämme sinua samalla esittämään todisteen henkilöllisyydestäsi, kuten omakätisesti allekirjoitetun tarkastuspyynnön tai kopion henkilöllisyystodistuksesta (peitä kuitenkin tällöin henkilötunnus ja muut tiedot, joita emme tarvitse). Mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittely ei ole lainmukaista, voit myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).
Voidaanko tätä tietosuojaselostetta päivittää?
Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka henkilötietojen käsittelyn periaatteiden muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen. Pyydämmekin sinua kuitenkin tutustumaan tämän tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisin väliajoin.